Politique de confidentialité - ERU ASBL

Responsable du traitement

ERU ASBL (Centre d’études et de recherches urbaines)
Rue Guillaume Tell 57
1060 Bruxelles – Belgique
Email : info@eru-urbanisme.be
Téléphone : +32 (0)2 539 01 41
Numéro d’entreprise : BE 0415 674 593

ERU ASBL est responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle collecte et utilise dans le cadre de ses activités.

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse ci-dessus.

Au-delà du Règlement général sur la protection des données (RGPD), certaines données sont également traitées dans le cadre d’obligations légales spécifiques applicables aux ASBL, notamment en matière de gouvernance et de transparence.

 

Objet de la présente politique

La présente politique a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur la manière dont ERU ASBL collecte, utilise et protège vos données personnelles, conformément au Règlement général sur la protection des données.

 

Données que nous collectons

Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à nos activités et veillons à ne pas collecter de données sensibles. Si de telles données nous sont transmises, elles seront traitées avec le plus grand soin et conformément à la législation applicable.

 

Visiteurs du site internet

Lorsque vous utilisez notre site, nous pouvons traiter les données suivantes :

  • données d’identification communiquées volontairement via un formulaire
  • coordonnées (notamment adresse email)
  • contenu de vos messages
  • données techniques (adresse IP, cookies, journaux de connexion)

Un traitement de cookies non strictement nécessaires est soumis à consentement préalable conformément à la réglementation applicable, veuillez consulter notre politique de cookies

 

Dans le cadre de nos missions d’urbanisme

Dans le cadre de ses missions, ERU ASBL peut recevoir des données de la part de commanditaires, partenaires ou sous-traitants, ou de participants aux activités organisées.

Ces données (non-limitatives) peuvent inclure, selon les projets :

  • données d’identification
  • données de contact
  • données contractuelles
  • contributions citoyennes (avis, observations, enquêtes…)
  • données de participation publique
  • données géographiques relatives aux projets
  • données économiques ou environnementales
  • contenus multimédias (photographies, enregistrements, le cas échéant)

Lorsque ERU ASBL agit comme sous-traitant, elle traite les données exclusivement sur instruction documentée du responsable de traitement.

Lorsque ERU ASBL agit comme responsable conjoint ou responsable indépendant, elle détermine les finalités et moyens dans le strict périmètre de sa mission.

Dans tous les cas, les données sont limitées à ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie (principe de minimisation).

 

Clients, partenaires et fournisseurs (publics ou privés)

Dans le cadre notamment de la gestion administrative et financière, logistique ou juridique, nous traitons des données qui peuvent concerner des personnes physiques ou des contacts professionnels appartenant à des organisations de droit privé, public, ou à des institutions nationales ou internationales.

Les données traitées peuvent être :

  • données d’identification et coordonnées professionnelles
  • données contractuelles
  • données de facturation, de paiement et comptables
  • données nécessaires à la gestion administrative des relations

Pour toute prospection par email, votre accord est systématiquement demandé et vous pouvez le retirer à tout moment.

 

Candidatures

Dans le cadre du recrutement, de candidatures spontanées ou de demandes de stages, nous pouvons traiter :

  • CV et lettres de motivation
  • données d’identification et de contact
  • parcours académique et professionnel
  • toute information communiquée volontairement

 

Membres de l’ASBL et membres du conseil d’administration

Dans le cadre de la gestion de l’association, ERU ASBL traite des données relatives à ses membres et administrateurs.

Ces données peuvent inclure :

  • données d’identification (nom, prénom)
  • coordonnées de contact (adresse, email, téléphone)
  • informations relatives à l’adhésion (date d’entrée, statut de membre, cotisations)
  • informations liées à la participation aux organes de gouvernance (présence aux réunions, mandats, fonctions exercées)
  • données nécessaires au respect des obligations légales et administratives (notamment registre des membres, registre UBO, publication au Moniteur belge)

Ces données sont traitées exclusivement pour :

  • la gestion administrative et organisationnelle de l’ASBL
  • la tenue des registres légaux conformément au Code des sociétés et des associations
  • l’organisation des assemblées générales et réunions du conseil d’administration
  • l’organisation d’activités ou d’évènements de l’ASBL
  • le respect des obligations légales et réglementaires

 

Sous-locataires des bureaux

Dans le cadre de la mise à disposition ou de la sous-location des bureaux du siège social de l’ASBL, ERU ASBL traite des données relatives aux sous-locataires (personnes physiques ou contacts au sein d’organisations).

Ces données peuvent inclure :

  • données d’identification (nom, prénom)
  • coordonnées de contact (adresse, email, téléphone)
  • informations contractuelles (contrat de sous-location, durée, conditions)
  • données de facturation et de paiement
  • informations nécessaires à la gestion des accès aux locaux (badges, clés, présence)
  • communications liées à l’occupation des espaces (organisation, sécurité, maintenance)

Ces données sont traitées exclusivement pour :

  • la gestion administrative et contractuelle des sous-locations
  • la gestion des accès, de la sécurité et du bon fonctionnement des locaux
  • la facturation et la comptabilité
  • le respect des obligations légales

 

Finalités et bases légales

Nous utilisons vos données uniquement dans les cas suivants :

Finalité Base légale
Répondre à vos demandes Intérêt légitime ou mesures précontractuelles
Envoi de newsletters Consentement
Réalisation de missions d’urbanisme Exécution contractuelle, intérêt légitime ou mission d’intérêt public
Gestion des clients et fournisseurs Exécution contractuelle
Gestion des membres et obligations légales de l’ASBL Obligation légale et intérêt légitime
Gestion des sous-locataires et des espaces Exécution contractuelle et obligation légale
Obligations comptables et légales Obligation légale
Communication professionnelle et prospection Intérêt légitime (avec droit d’opposition)

 

Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, ERU ASBL respecte de principe de proportionnalité et veille à ce qu’il ne porte pas atteinte aux droits et libertés des personnes concernées.

 

Durée de conservation

Vos données sont conservées uniquement pour la durée nécessaire :

  • demandes via formulaire du site internet : 3 ans après le dernier contact
  • newsletters : jusqu’au retrait du consentement
  • données liées aux missions d’urbanisme : 5 ans après la fin du projet
  • clients, partenaires et fournisseurs : durée contractuelle + obligations légales
  • candidatures :
    • spontanées : 3 ans
    • recrutements : 5 ans
    • personnel engagé : 15 ans après le départ
  • membres et administrateurs de l’ASBL : durée d’adhésion ou de mandat + 15 ans après la fin
  • sous-locataires des bureaux : durée du contrat + obligations légales (notamment comptables)

 

Destinataires des données

Vos données peuvent être transmises, uniquement lorsque cela est nécessaire, à :

  • les collègues de l’équipe ERU ASBL
  • les membres du conseil d’administration dans le cadre de leurs missions
  • certains membres dans les limites légales applicables (ex : consultation du registre des membres)
  • nos prestataires techniques (hébergement, IT, emailing, cloud)
  • nos commanditaires, nos partenaires et sous-traitants impliqués dans les projets
  • notre comptable et secrétariat social
  • les autorités publiques ou organismes officiels lorsque la loi l’exige

Dans tous les cas, nous veillons à ce que ces acteurs respectent la réglementation en matière de protection des données.

 

Transferts hors Union européenne

Certains outils que nous utilisons (messagerie, stockage, emailing, etc.) peuvent entraîner un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen.

Dans ce cas, nous nous assurons que ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

 

Sécurité des données

ERU ASBL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

  • gestion des habilitations et contrôles d’accès
  • authentification sécurisée des utilisateurs
  • sauvegardes régulières
  • sécurisation des systèmes informatiques
  • limitation des accès aux seules personnes autorisées

Ces mesures sont adaptées au niveau de risque identifié conformément à l’article 32 du RGPD.

 

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • droit d’accès
  • droit de rectification
  • droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
  • droit à la limitation du traitement
  • droit d’opposition
  • droit à la portabilité
  • droit de retirer votre consentement à tout moment

ERU ASBL s’engage à répondre dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité ou de volume de demandes.

 

Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Email : contact@apd-gba.be

 

Mise à jour de la politique

Nous pouvons modifier cette politique à tout moment afin de refléter l’évolution de nos pratiques ou de la réglementation.

La version la plus récente est toujours disponible sur notre site.

Dernière mise à jour : 02.07.2026